Почему ваши совещания бесполезны и как это исправить 

22% опрошенных руководителей считают свои совещания малоэффективными, показало исследование Школы управления РБК, проведенное в мае 2026 года. При этом на встречи и отчетность управленцы тратят до 40% рабочего времени.

В 2024 году сервис Atlassian опросил 5 тыс. работников умственного труда и выяснил, что совещания непродуктивны в 72% случаев — они организованы так, что бесполезно тратят время команд, не помогая им достигать бизнес-целей.

Чтобы сделать встречи короче и продуктивнее, важно соблюдать некоторые правил, вот некоторые из них:

Оставлять между встречами 5–10 минут

«Психологи, репетиторы, тьюторы и другие эксперты часто проводят не часовые консультации, а 50- или 55-минутные. Высвободившееся время они используют на то, чтобы переключиться с кейса предыдущего клиента и восстановить силы. Я сама начала использовать этот подход и советую своим клиентам-руководителям делать паузу между встречами. Ведь каждая встреча для управленца — это погружение в новый вопрос, выработка и принятие решения. А это требует значительной концентрации и когнитивных ресурсов»,

— говорит бизнес-тренер, преподаватель бизнес-школ и эксперт Школы управления РБК Лидия Урывская.

Ставить четкую цель на встречу

«Об этом, кажется, из каждого утюга уже рассказывали. Но, увы, я очень часто вижу что этим правилом не пользуются. Если цель не сформулирована, обсуждения могут затянуться, а если ее не получается сформулировать, то встречаться не нужно»,

— говорит Роман Дорошенко, консультант по организационному дизайну, партнер Scrum․ru и Starling&Cuttlefish, эксперт Школы управления РБК.

Контролировать состав участников

«Лишние участники — лишние сложности в коммуникации или просто скучающие люди, которые бесполезно тратят свое время. А вот если вы забудете пригласить ключевых людей — например, того, кто обладает полномочиями, чтобы принять решение, — то и сама встреча пройдет впустую»,

— уверен директор по развитию бизнеса «Авито Услуг» Андрей Чижов.

Подготовить визуальный артефакт

«Чтобы сфокусировать дискуссию на ключевом решении, можно использовать небольшой визуальный артефакт — текстовый документ, виртуальную доску со стикерами и схемами или любой другой одностраничный материал. Такой подход помогает мне сделать обсуждение более предметным и эффективным. Кроме того, это снижает когнитивную нагрузку участников: когда всем сразу понятно, зачем они собрались и какое решение нужно принять, внимание можно сосредоточить на действительно важном»,

— советует руководитель бизнес‑вертикали «Рост экосистемы» «Яндекс Практикума» Вероника Кышова. 

Каких еще правил придерживаться, чтобы встреча прошла максимально эффективно, читайте в статье.

Фото: dotshock / Fotodom / Shutterstock 

РБК Образование в Telegram и «Макс»