Организация мероприятия — как это было и мои советы

В конце июля я неожиданно для себя стала организатором регаты. За месяц. Без опыта.

Давно не было от меня постов — решила это исправить. Вспоминая о том, что было за последние несколько месяцев, не могу не поделиться итоговыми впечатлениями от проведённой регаты.

Идея проведения регаты в Питере была у меня уже давно, так как я сама люблю яхтинг и хотела поделиться этим с другими. В конце июля, встретившись с коллегами из Цифровой Лиги, мы решили, что нужно попробовать успеть организовать её в этом году. До выбранной даты оставался месяц. Так я и вписалась в это дело в качестве организатора. Это был мой первый опыт организации публичных мероприятий в принципе.

Сначала мне казалось, что дел-то немного — по несколько часиков пару дней, и готово. Как же я заблуждалась. Я очень требовательна к качеству всего, что мы делаем, и в итоге мероприятие вылилось в полноценный проект для меня.

Сначала я пыталась со всем разбираться сама — посты для поиска людей, кейтеринг, яхт-клуб, мерч, подарки, тайминги и прочее. Но потом, когда уже «не вывозилось» так бодро, мне очень помогла наш руководитель маркетинга Ксения. И в нужный момент — поддержка от близких, которые верили, что всё получится хорошо.

Советы, которые могу дать после этого опыта:
Не пытайтесь всё сделать сами, если есть возможность разделить зоны ответственности. Но ведите единый список задач.
Провалидируйте тайминг и список задач с теми, кто уже организовывал события. Так вам могут подсказать какие-то упущенные мелочи, а может, и не мелочи.
Не надейтесь, что люди придут вовремя, даже если это топ-менеджеры компаний и событие очень тайм-сенситив (все яхты не будут ждать опоздунов). Лучше начните с мини-активности до основного времени.
Планируйте тайминги подробнее для каждого из участников процесса и согласовывайте достаточность этого времени. Изначально на подготовку кейтеринга я заложила 1 час до начала фуршета, но, обсуждая расписание, оказалось, что нужно 2–3 часа на эту активность.
Пробуйте договариваться со «спонсорами» о подарках для пакетов. Мне удалось договориться с двумя компаниями, продукты которых я сама люблю и использую, о подарках для мероприятия. В итоге пакеты у нас были отличные — с учётом мерча от нас и спонсорских подарков.

Самое главное — несмотря на то, что это было наше первое мероприятие, в итоге всё прошло хорошо, и мы были не зря требовательны к качеству. Я очень рада, что всем понравилось на воде — в плане интересного опыта (хоть и не все хотят его когда-то повторять ) — и довольна тем, как прошёл нетворкинг после.

Это точно не последнее наше мероприятие. Но теперь, с полученным опытом, будет проще — и ещё лучше