Письмо-отказ кандидату: промпт для сохранения отношений и репутации компании ? #digital_ии

Помощь в составлении уважительного и конструктивного отказа, который не оставит негативного впечатления о компании. Помните: сегодняшний кандидат может стать завтрашним клиентом или партнером, а каждый отказ влияет на HR-бренд.

Наш супер-промпт для корректного отказа:

Составь письмо-отказ кандидату [имя] после собеседования на должность [название].

Причина отказа: [причина].
Стиль: эмпатичный, профессиональный, но искренний.

Структура письма:
1. Благодарность за участие в собеседовании
2. Мягкое сообщение об отказе
3. Краткая конструктивная обратная связь по 1-2 аспектам
4. Подчеркни сильные стороны кандидата (минимум 2)
5. Предложение возможного сотрудничества в будущем
6. Пожелание

успеха

Пример результата использования промпта.
Было/Стало: смотрите разницу!

? Было:

Добрый день! К сожалению, мы приняли решение не продолжать с Вами процесс отбора на данную позицию. Благодарим за интерес к нашей компании. Возможно, в будущем мы сможем предложить Вам другие вакансии.

? Стало:

Добрый день, Александр!

Благодарим Вас за интерес к позиции маркетолога в нашей компании и время, которое Вы уделили собеседованию на прошлой неделе.

После детального анализа всех кандидатов мы приняли решение двигаться дальше с другим специалистом, чей опыт в digital-маркетинге больше соответствует текущим проектам нашей компании.

Хочу отметить, что нас впечатлили Ваши аналитические навыки и креативный подход к решению маркетинговых задач. Особенно запомнились Ваши идеи по развитию лояльности клиентов.

Если Вы не возражаете, мы хотели бы сохранить Ваше резюме в нашей базе данных. В ближайшие месяцы мы планируем расширение отдела контент-маркетинга, и учитывая Ваш опыт в создании контента, эта роль может быть интересна для Вас.

Желаю Вам удачи в поиске работы, которая позволит полностью раскрыть Ваш потенциал!

С уважением,
Мария Иванова
HR-менеджер

Советы по использованию промпта:
• Всегда указывайте конкретную причину отказа, но формулируйте её конструктивно
• Персонализируйте письмо — упомяните детали, которые запомнились на собеседовании
• Отмечайте реальные сильные стороны кандидата, а не общие фразы
• Предлагайте возможность будущего сотрудничества только если это действительно возможно
• Отправляйте письмо с корпоративной почты, а не через ATS-систему, это выглядит более персонально

Чего следует избегать:
• Размытых формулировок без конкретики («не совсем подходите»)
• Ложных обещаний о сохранении контакта
• Шаблонных писем без персонализации
• Задержек с отправкой отказа более чем на 5 рабочих дней после собеседования

Где использовать этот промпт:
• ChatGPT (работает во всех версиях)
• Яндекс.ГПТ
• Claude
• Gemini
• Любая другая текстовая нейросеть

Сохраняйте этот пост, чтобы всегда иметь под рукой проверенный шаблон для этой непростой задачи!

Поставьте лайк, если этот инструмент поможет в вашей работе, и поделитесь в комментариях: как вы обычно формулируете отказы кандидатам?

В следующем выпуске серии: "Структурированное интервью: вопросы, которые раскрывают истинный потенциал кандидата" — не пропустите!

Диджитал в HR