I’ll be back. О важной роли бэк офиса в бизнеса

“Показатели выручки не изменились за 4 месяца” - говорит мне партнёр. И правда же не изменились.
А расходы на команду и инфраструктуру выросли. Резонный вопрос “А зачем нам это все, вроде и так “как-то” работало?”. Благо мой партнёр может видеть долгосрочный трек и понимает “Зачем?”, но к сожалению часто предприниматели руководствуются только цифрами в “эксель” и показателями продаж/выручки, а прибыль это то “что успели выдернуть из оборота”.

В “Цели - 3” герои романа сталкиваться с подобными вопросами топ-менеджмента при внедрении ERP системы. Вы рассказывает нам как улучшилось то и то, а где “деньги Зин?”

А деньги в процессе!

Для понимания важности вложения в бэк-офис, бизнес процессы, которые “вроде как не влияют на выручку” вот такая аналогия:

У вас есть машина, которая может ехать со скоростью 100 км. в час., но каждые 50 км. она ломаться, вам нужно останавливаться “что-то починить”. Вас обгоняют другие машины, которые едут со скоростью 60 км. в час, но не ломаются. Вы хотите ехать 100 км. и при это без остановок, вам говорят, что надо загнать машину на пару месяцев в гараж на диагностику, потом еще пару месяцев ездить на ней не более 30 км.в час и только потом разгоняться до 100 км. И тут возникает “ментальная боль” и предприниматель либо проходит стадию от “ларечного мышления” к системному бизнесу, либо шаманит свою “тачку” пока она не выработает ресурс или так сильно отстанет от конкурентов, что смысла ехать дальше не будет никакого.

Маркетинг и продажи влияют на скорость движения бизнеса, но в гонке за скоростью можно сжечь двигатель. Скорость возбуждает и вдохновляет. Но как человек 15 занимающейся юридическим бизнесом и втч банкротством юридических лиц, могу сказать, что компании приходят к банкротству, как раз на этапе “бурного роста”. Ослепленные “ростом выручки” предприниматели игнорируют важность бэк-офиса, финансов, бизнес-процессов, правовые риски и сходят с дистанции на этапе “масштабирования”, ибо не готовы загнать свою тачку на диагностику.

Иногда нужно остановиться, чтобы в будущем перестать останавливаться.

Если не вкладывать в бэк офис, то обязательно будет I’ll be back, то есть системные проблемы обязательно вернуться и вылезут в самый неподходящий момент.

Ментальное ограничение, которое тормозит бизнес вкладывать в бэк:

- Не всегда можно поставить финансовую отдачу на вложенные инвестиции. Часто вы вкладываете в “возможность считать эти “показатели в будущем”.
- Нет понимания “как извлекать прибыль” из данных. Если вы этого не делали раньше, то для вас это может выглядеть, как лекция о “Теореме Пуанкаре”. Интересно, перспективно, но не до конца понятно. К циферкам в эксель, добавляется логика, и еще много, много других циферок.
- Смена парадигмы с управления “пожарами” на управление показателями или даже так: на управление людьми отвечающими за показатели. “Выход из операционки” только звучит заманчиво, как и выход из “зоны комфорта”, но мало кто готов оттуда реально выходить, ибо там привычно.

Важно понимать, что при наличии рынка скорость/продажи/выручку нарастить сильно быстрее, чем отладить процессы в бэк офисе/производстве. При наличие отлаженного операционного процесса вам будет проще срастить его с продажами/маркетингом.

А часто увы наоборот - вначале мы много продаем, а потом не знаем “как выполнить обязательства” и начинаются суды, кредиторы, возвраты денежных средств, выгорание сотрудников в бэк-офисе, ведь продажники не были в курсе “сколько мы можем взять работу” у них был план-хотелка собственника, сотрудники уходят и выясняется, что найти хорошего логиста, работника склада, “повара”, сильно сложнее, чем “продажника”, а если нет “регламентов” работы, то еще надо оттянуть ресурс того кто их обучит, и ваш “операционный директор” (который и не знал ,что она так называется, а был человеком, который отвечал за “все”) тоже выгорит, и неисполненных обязательств станет еще больше, кредиторов тоже, а продажники продолжат продавать, а если вы им скажете “пока не надо”, то и они уйдут, ибо бонусы.