Сотрудники регулярно не вносят данные. Почему? Что делать?

Вопросы, которые поступают в канал, натолкнули меня на идею создать отдельную рубрику #странасоветов.

Начнём!

Ситуация:

Есть таблицы с KPI, которые коллеги должны заполнять ежедневно. Я в пятницу снимаю с них показатели для планерок + контролирую через них затрачиваемое время.

Коллеги не вносят данные день в день, забывают. Причём замечено, что чаще грешат те, кто работает по проектам удалённо на сдельной оплате.

В чём может быть причина и как быть?

Посмотрим на заявленную причины «забывают». Забывают ли эти сотрудники про свою зарплату? Если да, то у коллег проблема с запоминанием, и решать её нужно скорее медицинскими методами. Но что-то мне подсказывает, что при получении зарплаты трудностей с памятью нет. Тогда причина отсутствия данных в таблицах — в другом.

Первое, куда нужно смотреть: кем и как организован контроль заполнения? Есть ли он? Кто и с какой периодичностью его проводит? Что предусмотрено в случае отсутствия информации в регламентный срок?

Типичный случай: руководитель придумал отчёт, дал сотрудникам форму и попросил вносить сведения. Конечно же, никто ничего не заполнил (или сделал это как попало). Руководитель либо забыл проверить и вернулся к отчёту только через месяц, либо посмотрел, что данных нет, и не стал ничего предпринимать. Если руководитель никак не реагирует на происходящее, таблицы так и останутся пустыми.

Второе, куда нужно смотреть: понимают ли сотрудники, какую пользу несёт заполнение таблиц? Причём эта польза в конечном итоге должна оборачиваться выгодой для самого работника. Люди не любят делать то, что им непонятно. Попробуйте спросить коллег, для чего нужна отчётность? Какую выгоду она даёт лично им? Если ответ будет: «никакой, кроме потраченного времени», — поздравляю вас. Вы нашли истинную причину проблем с отчётностью.

Третье, куда нужно смотреть (если первые два пункта для вас неактуальны, вы контролируете сотрудников, они понимают пользу от отчётов, но не вносят информацию) — насколько удобно организован сбор сведений? Можно ли его упростить, автоматизировать, сделать комфортным для коллег? Когда на заполнение отчёта о своей работе уходит час, это вряд ли будет мотивировать. И наоборот: когда большинство показателей уже проставлены автоматически и останется только проверить их — это даже в чём-то приятно. Видеть, что часть твоей рутинной работы сделал робот.

Что касается ремарки про «сдельных» сотрудников, которые чаще «грешат» при удаленной работе. Можно посмотреть в сторону контроля. Офисные работники каждый день на виду, и присутствие рядом руководителя может быть для них дополнительным стимулом «вспоминать». Есть и ещё один нюанс, связанный с разницей в философии «сдельщика» и «окладника». Напишу про него отдельный пост.

Традиционно приглашаю всех читателей в #странусоветов. Коллективный разум всегда сильнее. Делитесь своими идеями, как решить запрос подписчика. 👇