Все про звонки: какие они бывают и как правильно организовать

Конфколлы, они как снежинки: не существует двух одинаковых �. Тем не менее, мы в VK WorkSpace подготовили целую классификацию. Ниже рассказываем, какие бывают виды звонков и для каких целей они подходят. А еще делимся советами, как организовать идеальный созвон.

«Один на один»

Тут разделение простое:

Аудиозвонок. Формат подойдет при нестабильном интернет-соединении или в случае, если сотрудники находятся вне офиса и не могут включить камеру.

Видеозвонок. Такой формат будет уместен, например, для one-to-one-встречи руководителя с подчиненным или при собеседовании HR-специалиста с кандидатом на должность.

Равноправие

Групповой звонок. В равноправной видеоконференции у всех участников одинаковые права и каждый может пользоваться всеми функциями сервиса: демонстрировать экран, делиться материалами и записывать встречу.

Такой созвон удобно устраивать, например, для мозгового штурма и обсуждения идей. Участники могут по очереди включать микрофон и трансляцию экрана, чтобы поделиться мнением.

Диктатура Модерируемая видеоконференция

Это групповой созвон, в котором модератору (часто он же и выступающий) доступен весь функционал платформы. Остальные участники — слушатели. Такие беседы бывают двух видов:

Селекторная конференция. Выступающий управляет встречей и выводит презентацию, видео или документы. Слушатели могут смотреть, вести обсуждение в чате и ставить реакции, но их микрофоны по умолчанию отключены.

Подойдет для официальных конфколлов. Например, руководитель расскажет о нововведениях в компании, а затем даст слово сотрудникам, чтобы они задали вопросы.

Вебинар. Спикер показывает презентации, выводит на экран схемы или задания. Слушатели задают вопросы голосом или в чате — за этим следит модератор конференции. Он отключает микрофоны, пока выступает преподаватель, и включает, когда необходимо высказываться. Проверенный формат для обучения.

Как провести встречу с максимальной пользой?

Сформулировать цель. Зачем собираться на звонок? Почему не обсудить проблему в чате? Если ответить не получается, встреча может стать пустой тратой времени.

Указать ожидаемый результат. Нужно нагенерировать больше идей или же утвердить финальный вариант? Стоит определиться перед началом, чтобы звонок не превратился в бесконечное обсуждение. Вы его просто завершите, когда достигните цели.

Заранее составить список участников конференции и отправить приглашения. Тогда не придется ждать и гадать, подключится ли участник. А ваши коллеги смогут лучше спланировать свои дела.

В приглашении на созвон прописать вопросы для обсуждения. Участников не придется вводить в курс дела на встрече. Так получится быстрее и продуктивнее провести конференцию.

Сохранять последовательность собрания. Нужно контролировать, чтобы обсуждение не отклонялось от изначальной цели и не растягивалось на несколько часов.

#коммуникации
@digitize_IT — мнения и управленческий опыт ИТ-лидеров