Как не потеряться в рабочих чатах: 7 советов

Вы тоже чувствуете себя как ежик в тумане, когда пытаетесь что-то отыскать в рабочих чатах? Как можно эффективно организовать работу и какие инструменты могут быть полезны, рассказывает Павел Рубцов, руководитель команды базового модуля и мессенджера платформы VK WorkSpace.

Соблюдайте культуру общения в рабочих чатах

Создавайте отдельные чаты по регулярным вопросам и проектам. Например, один чат для ежедневных задач, а второй — для крупного проекта.

Пишите сообщения только по теме группы. Не стоит обсуждать интересный футбольный матч в рабочей переписке.

Добавляйте в чат только необходимых участников. Не стоит включать в обсуждение сразу всех — избыточный поток информации приводит к тому, что коллеги перестают читать чаты.

Пишите одно полное сообщение вместо нескольких. Так вы уменьшите количество уведомлений. А инструменты форматирования сделают сообщение более читабельным и структурированным.

Цените свое время и время коллег

Сделайте чаты хранилищем артефактов по проектам: документов, ссылок, файлов. Это поможет сэкономить время на поиск нужной информации.

Используйте упоминания. Так повышается вероятность, что вам ответят. А еще вы не будете отвлекать других коллег.

Планируйте время отправки сообщений. Не стоит беспокоить коллег ночью внезапно осенившей вас идеей. А чтобы про нее не забыть, можно написать отложенное сообщение.

Цитируйте сообщение или нужную его часть. Это поможет избежать недоразумений и понять, на какую его часть конкретный ответ.

Вводите в курс дела. Если вы присоединили коллегу к обсуждению, рекомендуем давать краткий контекст. Так ему не придется изучать все происходящее в чате до этого.

Используйте каналы для публикации новостей. Пишите туда только важную информацию. Это снизит вероятность «мьюта» канала.

Фокусируйтесь на главном

Группируйте чаты и каналы по папкам.
Отправляйте неактуальные чаты и каналы в архив.
Закрепляйте важные чаты сверху.
Отключайте ненужные уведомления на время или навсегда.

А какие инструменты (в том числе неочевидные) можно использовать для упрощения коммуникации — расскажем позже.

#коммуникации
@digitize_IT — мнения и управленческий опыт ИТ-лидеров