Мигрировали в новый мессенджер за день: опыт Ситидрайва

Максим Австрийский, руководитель группы ИТ-поддержки в популярном каршеринге, рассказывает, как компания переехала в VK Teams и облачную почту на платформе VK WorkSpace и как с помощью ботов в мессенджере удалось автоматизировать рабочие процессы.

� Почему нужно было мигрировать?

Раньше мы пользовались Slack. Но летом 2022 сервис практически без предупреждения нас заблокировал и удалил всё рабочее пространство. Нам нужно было буквально за 1 день найти новое рабочее решение. Мы уже были знакомы с продуктами VK, поэтому выбрали VK Teams — пользовательское суперприложение для работы команд — в формате On-premises.

Переехали очень быстро: у нас не было времени на долгие проверки и исследования. По сути, мы день поработали в тестовом контуре — всё устроило, и сразу развернули сервис.

А весь 2023 год занимались развитием: адаптировали приложение под себя в реальном времени. Разобрались с документацией, затем настроили админпанель, подключили ботов. Сейчас все сотрудники привыкли к сервису, и большая часть коммуникации ведётся там.

Нравится, что сервис стабильно работает, даже с плохим интернетом (не 4G). И можно пользоваться с любой платформы, будь то MacOs, Windows, браузер, Android или iOS.

� В какой момент появилась облачная почта?

Перед нами стояла задача объединить всех сотрудников в облачной почте, даже тех, кто привык общаться в Telegram — например, специалистов службы поддержки.

Корпоративную почту мы выбирали дольше, чем мессенджер: анализировали рынок несколько месяцев. Нам нужен был сервис на собственном домене, хранение данных в облаке, понятная интеграция с VK Teams. Важна была и возможность миграции с Google, если сервис прекратит работу. В итоге остановились на облачной почте на платформе VK WorkSpace.

Что важно, сотрудники клиентской поддержки и специалисты обслуживания автопарка интегрированы в общую систему и общаются со всеми. Они чувствуют себя частью компании. И это важно с точки зрения кадровой политики.

� Вы активно пользуетесь ботами в мессенджерах. С чем они помогают?

Во-первых, бот анализирует список наших сотрудников в 1С и ежедневно добавляет новичков в чаты.

Далее, у нас есть боты, которые обрабатывают устную обратную связь от клиентов и делают работу клиентской поддержки удобнее. Бот получает данные от оператора и отправляет в чат второй линии поддержки — там они находятся в быстром доступе по хештегам.

Ещё запустили бот-парсер, который постит уведомления от всех ИТ-систем в единый канал. У нас много разных систем, за которыми нужно следить, поэтому такая фича помогает с контролем. Схожая история и с обработкой инцидентов: бот открывает, обновляет, закрывает их и постит инфо в профильных внутренних чатах.

А ещё у нас есть свой «кофе-бот». Он рандомно подбирает пары партнёров для случайного кофе среди подписанных на него сотрудников. А дальше вы можете посидеть с коллегой лично или на видеовстрече, что-то обсудить и узнать больше о работе друг друга.

#опыт #миграция

@digitize_IT — мнения и управленческий опыт ИТ-лидеров