Как правильно распределять задачи, чтобы не сойти с ума?

Каждый раз, когда я сажусь за работу, у меня начинает кружиться голова от одного взгляда на километровый список дел. Провести созвон, посчитать статистику, забрифовать клиента, сделать аудит, согласовать контент, написать по рекламе, запланировать собес, составить смету, ответить в чатах…

Чтобы не утонуть в этом цунами, я возвращаюсь к одному старому методу, который до сих пор работает безотказно.

Это матрица Эйзенхауэра

Ее ассоциируют с Дуайтом Эйзенхауэром, 34-м президентом США и генералом армии, которому часто нужно было принимать важные решения. Он говорил: «То, что важно, редко бывает срочным. А то, что срочно, редко бывает важным».

Этот метод стал очень популярным после известной книги Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей». Там автор подробно разбирает, как люди, которые концентрируются на важных, но не срочных задачах, добиваются больших результатов.

Собственно матрица делит задачи на 4 типа:

(01) Важно и срочно: то, на что нельзя забить и нужно сделать сейчас (правки, задачи с горящими дедлайнами и возможными неприятными последствиями)

Что делать: выделить слот, чтобы довести задачи до стадии «готово» и не отвлекаться на другие в чатах (!)

(02) Важно, но не срочно: то, что можно запланировать (стратегия, аналитика, договоренности по задачам, планирование контента, развитие, обучение и тд).

Что делать: выделяем заранее слоты на такие задачи на первую половину дня, когда голова свежая. И в спокойном темпе работаем

(03) Срочно, но неважно: то, что не обязательно, но сделать все равно надо

Что делать: делегировать тому, кто может закрыть это быстрее. Если некому — собрать в один блок и решать пачкой в конце дня, чтобы не терять фокус на важном

(04) Несрочно и неважно: то, что не приносит ни пользы, ни результата (почитать новости, например)

Что делать: отсеивать такие задачи и переносить на свободное от других дел время. Можно еще честно спросить себя: «Это реально влияет на мои цели или просто имитация активности?»

Короче, мне нравится, как этот метод помогает понять, что не все задачи одинаково важные, как нам может казаться. Учимся приоритизировать задачи, коллеги

Что можно сделать, чтобы стало легче? (занимает 10 мин)

Выписать все задачи
Поставить к ним метки (01 / 02 / 03 / 04)
Взять фокус на задачах 01 / 02 — закрыть сегодня + запланировать слоты на неделю
Подумать, как проделегировать или автоматизировать задачи 03 (если нет возможности, взять небольшой слот на них, чтобы задача не забрала энергию и силы)
Вычистить без сожалений задачи уровня 04

Ну и всегда стремимся к тому, чтобы большая часть задач была уровня 02 (это самый продуктивный и комфортный вайб).

Ставьте автору, если пост был полезным. И пишите в комментариях, каких задач по ощущениям у вас больше?